Databeskyttelsespolitik

Beskyttelse af personlige oplysninger har høj prioritet hos Carlsbergfondet. Vi har derfor udarbejdet en politik for, hvordan Carlsbergfondet (”vi” eller ”os”) behandler dine personlige oplysninger.
Carlsbergfondet er den dataansvarlige
Dataansvarlig er Carlsbergfondet, CVR-nr. 60223513, beliggende H.C. Andersens Boulevard 35, 1553 København V, Danmark. Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder - som beskrevet længere nedenfor - eller hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Rasmus Enevoldsen på telefon 33435363 eller via e-mail re@carlsbergfondet.dk.

Vores behandlingsaktiviteter
Du kan læse mere om, hvilke kategorier af oplysninger vi behandler til hvilke formål og med hvilke behandlingsgrundlag i afsnittene nedenfor.

Formål: Ansøgere til fondsdonation

Carlsbergfondet indsamler og behandler dine personoplysninger – herunder din ansøgning – til brug for, at
  • Vurdere, om hvorvidt Carlsbergfondet vil yde donation til dig eller dit projekt
  • Offentliggørelse og omtale af dit projekt - herunder personoplysninger såsom navn og evt. stillingsbetegnelse - på vores hjemmeside, såfremt du får tildelt donation fra os. 
  • Deling af den indgivne ansøgning, i sin helhed, med fagpersoner, der indgår i Carlsbergfondet, eller som konsulteres som led i behandling af ansøgningen.
  • Budget og regnskab
  • Statistik

Det er Carlsbergfondets mission at yde støtte til fremragende grundforskning på højt internationalt niveau inden for naturvidenskab, humaniora og samfundsvidenskab.

Kategorier af personoplysninger, som Carlsbergfondet behandler og behandlingsgrundlag
Carlsbergfondet behandler følgende personoplysninger, indsamlet hos dig eller hos tredjemand, herunder offentlige myndigheder:

Databeskyttelsesforordningen, herefter omtalt som ”forordningen”
Databeskyttelsesloven, herefter omtalt som ”loven”.

Kategorier

Oplysninger

Behandlingsgrundlag

Almindelige personoplysninger:

Stamoplysninger såsom navn, adresse, e-mail, telefonnummer.

Oplysninger om og beskrivelse af projektet, budget for projektet, bankoplysninger, stillingsbetegnelse.

* Såfremt ansøgningen omfatter flere personoplysninger, behandles alle de angivne personoplysninger i samme omfang.

Carlsbergfondet behandler dine personoplysninger efter dit samtykke, jf. lovens § 6, stk. 1, for at behandle din ansøgning, herunder vurdere, om hvorvidt vi skal donere støtte til dit projekt.

Såfremt du får tildelt en donation behandler – herunder offentliggør – Carlsbergfondet almindelige personoplysningerne for at varetage en legitim interesse til fx at omtale, hvad fonden har støttet, omtalte af dit projekt samt til at vurdere, om hvorvidt vi skal donere støtte til dit projekt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. f.

Såfremt du får tildelt en donation behandler - herunder offentliggør - Carlsbergfondet endvidere almindelige personoplysninger, da det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftale, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. b.

Carlsbergfondet behandler personoplysningerne, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som Carlsbergfondet er underlagt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. c.

Det er obligatorisk, at du afgiver dit samtykke til behandling af ovenstående oplysninger, hvis du vil have din ansøgning behandlet og vurderet. Hvis du ikke giver dit samtykke til behandlingen, kan vi ikke behandle din ansøgning om donation.

Hvis du modtager donation fra os, skal du være opmærksom på, at visse almindelige oplysninger kan offentliggøres uden dit samtykke. I den forbindelse kan vi offentliggøre almindelige personoplysninger såsom navn og stillingsbetegnelse, samt beløb på donationen og øvrig beskrivelse af projektet.

Følsomme personoplysninger:

Oplysninger om civilstatus (seksuelle orientering), helbredsmæssige forhold og billeder

Relevante oplysninger, som du i øvrigt afgiver i din vedhæftede ansøgning.

Carlsbergfondet har ikke brug for at behandle følsomme personoplysninger. Vi beder dig derfor om, at sådanne oplysninger ikke tilgår fonden. 

Hvis vi modtager følsomme oplysninger i din ansøgning, som kan adskilles fra den øvrige ansøgning og som ikke er relevante, vil disse følsomme oplysninger blive slettet umiddelbart efter modtagelsen, hvorefter din ansøgning vil blive behandlet.

Endvidere behandler Carlsbergfondet personoplysningerne, som du har afgivet i din ansøgning, hvis vi har fået et udtrykkeligt samtykke hertil, jf. forordningens art. 9, stk.2, litra. a.

Særligt om dit samtykke – tilbagekaldelse af samtykke
I forbindelse med indgivelse af din ansøgning indhenter vi dit samtykke til behandling af dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. I samtykkeerklæringen oplyser vi dig om grundlaget og om vores legitime interesse i at behandle dine personoplysninger. Med samtykket giver du også din tilladelse til, at vi kan dele den indgivne ansøgning, i sin helhed, med fagpersoner, der indgår i Carlsbergfondet, eller som konsulteres som led i behandling af ansøgningen.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os på de kontaktoplysninger, der fremgår af ovenfor. Såfremt samtykke ikke foreligger eller trækkes tilbage, afvises ansøgningen.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Det påvirker heller ikke behandling af personoplysninger, der behandles på et andet grundlag. Dette gør sig gældende, hvis vi har tildelt donation, og dermed offentliggjort omtale af donationen. I så fald behandles dine personoplysninger på øvrige grundlag, jf. ovenstående skema.   

Hvem har adgang til dine oplysninger?
Dine oplysninger kan deles, herunder videregives og overlades, inden for Carlsbergfondet. Herudover kan vi videregive eller overlade dine personoplysninger til følgende modtagere:

  • Carlsbergfondet videregiver personoplysninger til offentlige myndigheder for at overholde Carlsbergfondets retlige forpligtelser, eller rettigheder i medfør af anden lovgivning, eller hvis det er påkrævet af en myndighed.
  • Carlsbergfondet kan dele dine oplysninger med eksterne faglige rådgivere og fagpersoner og lignende, til vurdering af din ansøgning og projekt.
  • Revisor, og evt. advokat og øvrige rådgivere.
  • Bogholderi.
  • Til IT-leverandører i forbindelse med drift og vedligeholdelse og af it-systemer, samt brugeradministration og –support.

Dine oplysninger lagres inden for EU (Den Europæiske Union) og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (”EØS”). Hvis vi overfører dine oplysninger til databehandlere i tredjelande, sker dette inden for rammerne af persondatareglerne, som værn om beskyttelse af privatlivets fred.

Opbevaring og sletning
Når du har givet os dit samtykke, vil Carlsbergfondet som udgangspunkt behandle dine personoplysninger under hele ansøgningsforløbet, som typisk vil strække sig over seks måneder. Du kan læse mere om dine rettigheder, når du har afgivet personoplysninger i henhold til dit samtykke nedenfor.

Hvis du modtager et afslag på donation fra Carlsbergfondet, vil vi slette dine personoplysninger umiddelbart efter, at vi har oplyst dig om, at vi ikke vil imødekomme din ansøgning.

Hvis vi derimod beslutter at yde en donation, vil din ansøgning opbevares indtil projektets afslutning, samt i op til 5 år samt løbende regnskabsår efter projektets afslutning, medmindre omstændigheder kræver kortere eller længere tids behandling.

Når vi donerer til et projekt, vil vi offentliggøre og omtalte dit projekt på vores hjemmesiden. I den forbindelse kan der indgå almindelige personoplysninger såsom navn og stillingsbetegnelse, samt beløb på donationen og øvrig beskrivelse af projektet. Formålet med opbevaringen og offentliggørelsen er dels at omtale hvad vi i fonden støtter, og dels omtale af dit projekt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra. f. og art. 6, stk. 1, litra. b.         

Det er alene relevante medarbejdere, der har adgang til oplysningerne, foruden it-administratorer

Sikkerhed
Vi værner om dine oplysninger, og har derfor høje standarder for sikkerhed. Derfor har vi en række interne procedurer og politikker, der sikrer, at vi lever op til vores høje sikkerhedsstandarder. 

Dine rettigheder

Retten til indsigt:
Du har ret til at få indsigt i, hvilke personligoplysninger vi har registreret om dig.
Retten til at få berigtiget data: 
Du har ret til at anmode om at få dine personligoplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende. 

Når du har ansøgt om støtte via Carlsbergfondets ansøgningssystem, har du selv mulighed for at rette din personoplysninger. Du kan tilgå dine ansøgninger og dermed rette dine personoplysninger på følgende link: https://ansogning.carlsbergfondet.dk/

Retten til at få slette data:
Du har ret til at få slettet de personligoplysninger, som vi behandler, undtagen i følgende situationer (ikke-udtømmende):

  • Du har fået doneret støtte fra Carlsbergfondet, og projektet er endnu ikke afsluttet.
  • Hvis du har fået doneret støtte fra Carlsbergfondet, beholder vi dine oplysninger af hensyn til bogføringsreglerne.

Hvis du beder om at få slettet personoplysninger, som relaterer sig til en igangværende ansøgning, skal du vide, at vi ikke vil have mulighed for at behandle ansøgningen. Det samme gør sig gældende, hvis du trækker dit samtykke tilbage.  

Retten til at få begrænset behandling af data
Du har ret til at anmode om vi begrænser behandlingen af dine personligoplysninger. Carlsbergfondet foretager ikke automatisk behandling af personoplysninger (profilering). 

Retten til at gøre indsigelse mod vores behandling af data
Du har ret til at modsætte dig anvendelse af dine personligoplysninger, der er baseret på Carlsbergfondets retmæssige interesser. Vi fortsætter ikke med at anvende dine personligoplysninger, medmindre vi kan påvise en saglig grund til deres anvendelse, som tilsidesætter dine interesser og rettigheder og/eller på baggrund af lovmæssige krav.

Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, som foretages på baggrund af interesseafvejningsreglen.

Retten til at overføre data: 
Du kan også kontakte os, hvis du vil høre om dine muligheder for dataportabilitet.

Retten til at tilbagekalde dit samtykke
Hvis du har givet samtykke til en behandling, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte Carlsbergfondet.

Klage
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på carlsbergfondet@carlsbergfondet.dk. Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk.

Opdatering af vores databeskyttelsespolitik
Vi passer godt på dine personoplysninger, og derfor kan der være behov for, at vi opdaterer denne databeskyttelsespolitik.

30. maj 2018, version 1.0.