Ledelse og beslutningsprocedurer | Carlsbergfondet

Ledelse og beslutningsprocedurer i Carlsbergfondet

Carlsbergfondet er en af verdens ældste erhvervsdrivende fonde. Ledelse og beslutninger i Carlsbergfondet udøves i henhold til lov om erhvervsdrivende fonde, fondets fundats og bestyrelsens forretningsorden. Fondets beslutningsprocedurer er beskrevet nærmere nedenfor.

Carlsbergfondet er en erhvervsdrivende fond med et almenvelgørende formål.

Fondet har fire overordnede formål:

  1. at virke til fremme af og støtte for naturvidenskaberne samt matematik og filosofi, de humanistiske videnskaber og samfundsvidenskaberne,
  2. yde tilskud til Carlsberg Laboratorium,
  3. opretholde og udvikle Det Nationalhistoriske Museum på Frederiksborg og
  4. yde tilskud til samfundsgavnlige formål gennem Tuborgfondet, særligt til støtte for dansk erhvervsliv.

Udover Carlsbergfondets almenvelgørende formål er Carlsbergfondet majoritetsaktionær i Carlsberg A/S. Tilknytningen mellem fondet og bryggeriet Carlsberg A/S er indgående beskrevet i fondets fundats.

Fondet ledes af en bestyrelse på fem medlemmer, der i henhold til fundatsen vælges af og blandt medlemmerne af Det Kongelige Danske Videnskabernes Selskab med tre fra den naturvidenskabelige klasse og to fra den humanistiske-samfundsvidenskabelige klasse.

Mere om Videnskabernes Selskab

Fondet har valgt ikke at have en direktion, men et sekretariat, som ledes af en sekretariatschef og en kommunikationschef, der i samarbejde med bestyrelsen varetager den daglige drift. Desuden er der etableret en daglig ledelse af Carlsberg Laboratorium (som i dag er en del af Carlsberg A/S), Det Nationalhistoriske Museum på Frederiksborg og Tuborgfondet, som bistår fondsbestyrelsen med at gennemføre fondsbestyrelsens beslutninger og den daglige drift.

Fondet har derudover ansat en kvæstor, som er ansvarlig for regnskab, budget og porteføljepleje. I relation til porteføljeplejen har fondet desuden etableret en investeringskomité, der rådgiver bestyrelsen om fondets investering af frie likvider.

Carlsbergfondets Investeringskomité
Formueplacering og investeringspolitik

Ledelse og beslutninger i Carlsbergfondet udøves i henhold til lov om erhvervsdrivende fonde, fundatsen og bestyrelsens forretningsorden, som er beskrevet nærmere i det følgende.

Fondets fundats
Bestyrelsens forretningsorden

Desuden følger bestyrelsen anbefalingerne for god fondsledelse 

Læs Carlsbergfondets "Redegørelse om god Fondsledelse 2019" (PDF)

Bestyrelsen

Fondet ledes af en bestyrelse bestående af 5 medlemmer valgt blandt KDVS’s indenlandske medlemmer.

Bestyrelsen varetager fondets formål og interesser, og ud over at varetage den overordnede og strategiske ledelse sikrer bestyrelsen en forsvarlig organisation af fondets virksomhed og herunder, at

  1. Bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter fondets forhold er tilfredsstillende
  2. Der er etableret de nødvendige procedurer for risikostyring og interne kontroller
  3. Bestyrelsen løbende modtager den nødvendige rapportering om fondets finansielle forhold
  4. Sekretariatet udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer
  5. Kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde fondets nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder, og bestyrelsen er således til enhver tid forpligtet til at vurdere den økonomiske stilling og sikre, at det tilstedeværende kapitalberedskab er forsvarligt.

Carlsbergfondet har ikke ansat en direktion, men har etableret et sekretariat, der ledes af en sekretariatschef og en kommunikationschef. Derfor varetager bestyrelsen, ud over ovenstående opgaver, også den daglige ledelse i samarbejde med ledelsen af sekretariatet. Derudover har fondet i henhold til fundatsen etableret en daglig ledelse af fondets tre afdelinger; Carlsberg Laboratorium, Det Nationalhistoriske Museum på Frederiksborg og Tuborgfondet.

Formanden/kvinden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne med henblik på at sikre effektiviteten i bestyrelsens arbejde og skabe de bedst mulige forudsætninger for bestyrelsesmedlemmers arbejde enkeltvis og samlet. Derudover udarbejder formanden/kvinden en mødeplan for året, som fremsendes til de enkelte bestyrelsesmedlemmer.

Normalt afholder bestyrelsen årligt 11 ordinære månedlige bestyrelsesmøder, herunder minimum ét møde, hvor bestyrelsen forholder sig til fondets overordnede strategi og uddelingspolitik, samt et årligt regnskabsmøde, hvor fondets årsregnskab godkendes. Derudover afholdes der en række ad-hoc telefon- og videomøder efter behov.

Bestyrelsen træffer på bestyrelsesmøderne bl.a. beslutning om følgende:

  • Godkendelse af uddelinger til fondets fire overordnede formål, jf. ovenstående
  • Fastlæggelse af fondets strategi
  • Godkendelse af fondets budget og årsregnskab
  • Godkendelse af beslutninger om varetagelse af majoritetsaktieposten i Carlsberg A/S
  • Godkendelse af fondets investeringspolitik for de frie midler
  • Godkendelse af alle betydende eller væsentlige aftaler og aktiviteter
  • Andre overordnede politikker

Bestyrelsen har ansat en kvæstor, der har ansvaret for, at regnskaber, budgetter og porteføljepleje er i overensstemmelse med gældende lovgivning, fundatsen og bestyrelsens instrukser.

Dispositioner, der efter Carlsbergfondets forhold medfører usædvanlige og betydelige administrationsudgifter, såvel som ekstraordinære, udgiftskrævende dispositioner, gennemføres kun efter Erhvervsstyrelsens forudgående godkendelse. Fondet har således ved enkelte lejligheder truffet sådanne usædvanlige eller ekstraordinære beslutninger efter accept fra Erhvervsstyrelsen.

Daglig ledelse af Carlsbergfondet 

Sekretariat

Bestyrelsen har etableret et sekretariat, som i samarbejde med bestyrelsen varetager den daglige drift. Sekretariatet forbereder bestyrelsens drøftelser og sagsbehandling ved udarbejdelse af notater, analyser, oplæg, indstillinger og redegørelser, som indgår i bestyrelsesmaterialet. Sekretariatet samarbejder i øvrigt med bestyrelsesformanden/kvinden om udmøntning af bestyrelsens beslutninger.

Sekretariatet ledes af en sekretariatschef, som er overordnet ansvarlig for personaleforhold og udførelse af bestyrelsens beslutninger i samarbejde med kommunikationschefen.

Sekretariatets opgaver omfatter en række administrative opgaver vedrørende sagsbehandling, kommunikation, hjemmeside, investeringer, bogføring og regnskab, IT-drift og sikkerhed, bygningsforhold, møder, rejser mm, herunder:

  • Forberedelse af drøftelser i bestyrelsen om strategi, uddelinger, investeringer, økonomi og øvrige beslutninger
  • Administration og afrapportering af forskningsbevillinger
  • Varetagelse af Carlsbergfondets eksterne kommunikation med fokus på åbenhed og transparens. Det være sig på fondets egne platforme, via pressehåndtering, pr-aktiviteter og på de sociale medier
  • Varetagelse af fondets videnskabsformidlende aktiviteter
  • Medvirke til at udvikle og tilpasse fondets public affairs strategi og varetagelse heraf
  • Udarbejdelse af oplæg og forberedelse af løbende revision af politikker og sikring af overholdelse af disse
  • Gennemførelse af bestyrelsens beslutninger, herunder eksekvering af beslutninger om imødekommelse af ansøgninger om bevillinger
  • Varetagelse af aktiviteter i henhold til godkendt budget
  • Koordinering af aktiviteter og tilrettelæggelse af bestyrelsesmøder i samarbejde med bestyrelsesformanden
  • Udarbejdelse af oplæg til beslutninger i bestyrelsen
  • Opsøge ny relevant viden vedrørende fondets virke, så som kommende lovgivning og myndighedskrav, optimering af bevillingssystemer mv.  

Sekretariatet følger de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen har givet. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter fondets forhold er af usædvanlig art eller af stor betydning. Sekretariatet drøfter og koordinerer løbende med bestyrelsesformanden hvilke dispositioner, der kræver særlig bemyndigelse fra bestyrelsen.

Sekretariatet og kvæstor bistår bestyrelsen med at sikre, at bogføringen sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde. Sekretariatet og kvæstor bistår også de enkelte afdelinger af fondet med en række administrative opgaver.

Sekretariatet og kvæstor bistår herudover med at sikre, at kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde fondets nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder. Bestyrelsen er i øvrigt til enhver tid forpligtet til at vurdere den økonomiske stilling og sikre, at det tilstedeværende kapitalberedskab er forsvarligt.

Sekretariatschefen, kommunikationschefen og kvæstor deltager i bestyrelsens møder.

I relation til tre af afdelingerne i Carlsbergfondet; Carlsberg Laboratorium, Det Nationalhistoriske Museum på Frederiksborg og Tuborgfondet, er der i overensstemmelse med fundatsen etableret en daglig ledelse, som varetager den daglige drift i de tre afdelinger i henhold til bestyrelsens beslutninger, godkendte budgetter og instrukser for udmøntning af bestyrelsens beslutninger.

Carlsberg Laboratorium

Carlsberg Laboratorium indgår i det af Carlsberg A/S drevne forskningscenter Carlsberg Research Center. Laboratoriets opgave er at tilvejebringe et så fuldstændigt videnskabeligt grundlag for maltnings-, brygnings- og gæringsoperationerne som muligt for derigennem at bidrage til at sikre, at kvalitetsklausulen i Carlsbergfondets fundats pkt. 7.1.6 i videst muligt omfang opfyldes. Det påhviler Carlsbergfondet at udøve sin indflydelse på Carlsberg A/S således, at dette sker.

En tilsynskomité skal sammen med den af Carlsberg A/S ansatte forskningsdirektør for Carlsberg Laboratorium sikre, at Laboratoriet udgør rammen om fuldt integrerede bryggerirelaterede forsknings- og projektgrupper, der dækker basal grundforskning og mere målrettede forsknings- og udviklingsaktiviteter, proces- og produktudvikling samt kvalitetssikring og skal tillige sikre, at Carlsbergfondets tilskud til grundvidenskabelige aktiviteter anvendes i overensstemmelse med fondsbestyrelsens beslutninger og fundatsens bestemmelser.

Forskningsdirektøren for Laboratoriet sikrer, at aktiviteterne udføres inden for budgettet, og for at Tilsynskomitéen modtager det regnskabsmateriale, der efter Tilsynskomitéens opfattelse er nødvendigt for at kontrollere, at Carlsbergfondets tilskud er anvendt i overensstemmelse med fundatsens bestemmelser herom.

Det Nationalhistoriske Museum på Frederiksborg

Carlsbergfondets bestyrelse fastsætter ved godkendelse af det årlige budget for museet de overordnede rammer for driften af museet. Til varetagelse af den daglige drift og til sikring af museumskyndig ledelse, er der for museet etableret en særskilt bestyrelse på 3 medlemmer.

Til varetagelse af den daglige ledelse er der ansat en museumsdirektør. Det påhviler den daglige ledelse at følge de retningslinjer og anvisninger, som museumsbestyrelsen har givet.

Tuborgfondet

Carlsbergfondet udpeger en bevillingskomité benævnt bestyrelse bestående af 3-7 medlemmer, der indstiller til Carlsbergfondets bestyrelse, hvilke ansøgninger m.v. om støtte til samfundsgavnlige formål, særligt til støtte for dansk erhvervsliv, der bør imødekommes og afslås.

Der er derudover etableret et sekretariat, som særligt er tilknyttet Tuborgfondet